Certidão negativa de débitos federais: como emitir e o que fazer quando ela não sai

A certidão negativa de débitos federais é exigida em licitações, financiamentos, contratos com grandes clientes e operações societárias. A emissão é simples quando está tudo em dia — e é justamente quando ela não sai que surgem as dúvidas. A seguir, como emitir, o que significa cada resultado e o que fazer quando a certidão é negada.

O que é a certidão federal

É a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Um único documento abrange:

• os tributos administrados pela Receita Federal, como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins e IPI;
• as contribuições previdenciárias;
• os débitos inscritos em dívida ativa da União, cobrados pela PGFN.

Ela está prevista no Código Tributário Nacional (art. 205) e regulamentada pela Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014. Para empresas, a certidão é emitida para o CNPJ e considera a situação de todos os estabelecimentos.

Como emitir

• Acessar o serviço de emissão de certidão de regularidade fiscal no portal da Receita Federal (gov.br).
• Escolher a certidão de pessoa jurídica e informar o CNPJ.
• Se não houver pendência, a certidão é gerada na hora, em PDF, sem custo.
• Guardar o arquivo e conferir a data de validade impressa no documento.

Quem recebe a certidão pode confirmar a autenticidade no mesmo portal, com o código de controle que aparece no documento.

Os três resultados possíveis

A certidão positiva com efeito de negativa não é uma certidão "de segunda linha": por lei, ela vale o mesmo que a negativa. Veja quando ela cabe em certidão positiva com efeito de negativa.

Validade da certidão

A certidão federal — negativa ou positiva com efeito de negativa — vale por 180 dias, contados da emissão. Depois desse prazo, é preciso emitir uma nova. Como a situação fiscal pode mudar nesse período, muitos contratantes pedem a certidão atualizada a cada etapa.

Quando a certidão não sai

Se o sistema informa que não é possível emitir a certidão pela internet, há alguma pendência registrada. O passo seguinte é consultar o relatório de situação fiscal, no e-CAC da Receita Federal, que lista:

• débitos em aberto declarados e não pagos;
• declarações obrigatórias não entregues, como DCTF, ECF, EFD ou as declarações do Simples Nacional;
• divergências entre valores declarados e pagos;
• débitos inscritos em dívida ativa da União;
• parcelamentos rescindidos.

Nem toda pendência é dívida. Uma declaração esquecida ou um pagamento feito com código errado bloqueiam a certidão da mesma forma.

Como regularizar

• Declaração em falta: transmitir a declaração pendente, mesmo sem movimento.
• Pagamento não vinculado: pedir a revisão ou retificar a guia para vincular o pagamento ao débito correto.
• Débito devido: pagar ou negociar por parcelamento ou transação; com o acordo em dia, a exigibilidade fica suspensa e cabe a certidão positiva com efeito de negativa.
• Débito indevido: apresentar o pedido de revisão ou a defesa cabível; o recurso administrativo pendente também suspende a exigibilidade (CTN, art. 151, III).
• Débito em execução fiscal: com a execução garantida, em regra também cabe a certidão positiva com efeito de negativa (veja execução fiscal).

A certidão é o retrato da situação fiscal. Quando ela não sai, o relatório de situação fiscal mostra exatamente o que precisa ser resolvido.

Perguntas frequentes

Como emitir a certidão negativa de débitos federais?

Pelo serviço de emissão de certidão de regularidade fiscal no portal da Receita Federal (gov.br), informando o CNPJ ou o CPF. A emissão é gratuita e, se não houver pendências, imediata.

Quanto tempo vale a certidão negativa federal?

180 dias, contados da emissão (Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014). A positiva com efeito de negativa tem a mesma validade.

Por que a certidão federal não sai?

Porque existe alguma pendência: débito em aberto, declaração não entregue, divergência entre declarado e pago, inscrição em dívida ativa ou parcelamento rescindido. O relatório de situação fiscal, no e-CAC, mostra qual é.

A certidão federal vale para as filiais?

Para empresas, a certidão é emitida para o CNPJ e considera a situação de todos os estabelecimentos.

A certidão negativa federal inclui débitos trabalhistas e FGTS?

Não. A certidão trabalhista (CNDT) é emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho, e o certificado de regularidade do FGTS, pela Caixa. Estados e municípios também emitem certidões próprias.